Ik verloor vroeger uren aan dingen die eigenlijk op tien minuten klaar konden zijn. Serieus. Een offerte maken alleen al… ik moest eerst ergens een oud document gaan opduiken, dan beginnen copy-pasten, alles opnieuw een beetje “toonbaar” maken, exporteren, mailen… en dan hopen dat er reactie kwam. Ondertussen zat mijn hoofd al bij tien andere dingen die ook nog moesten gebeuren. Het voelde alsof ik constant achter de feiten aanliep in plaats van echt aan mijn business te bouwen. Op een bepaald moment besefte ik: dit heeft niets met ondernemen te maken. Dit is gewoon blijven verder doen in een systeem dat langs alle kanten wringt. En vanaf daar ben ik beginnen sleutelen. Niet door meer uren te maken, maar door andere keuzes te maken. Tools die het werk gewoon van mij overnemen. Want eerlijk? De manier waarop ik het vroeger deed, zou ik vandaag nog geen week meer volhouden.
1. Canva
Canva was voor mij echt zo’n kantelpunt. Daarvoor zat ik uren te prutsen in Word en PowerPoint om iets te maken dat er “een beetje oké” uitzag. Afbeeldingen die ineens versprongen, lettertypes die nooit deden wat ik wou… en dan toch maar posten omdat ik er al te veel tijd in had gestoken om opnieuw te beginnen.
Tot ik Canva ontdekte en besefte hoe moeilijk ik het mezelf eigenlijk al die tijd had gemaakt.
Nu open ik gewoon een template, pas wat dingen aan en twintig minuten later staat er iets dat er gewoon goed uitziet. Geen gedoe meer, geen frustratie, geen half-afgewerkte dingen die ik toch maar online zwier.
Ik maak daar ondertussen alles in. Mijn social media posts, e-books, werkboeken, presentaties… eigenlijk alles wat er visueel moet uitzien.
En ja, ik ben vrij snel naar de PRO versie gegaan. Niet omdat het moest, maar omdat ik het beu was om telkens iets te zien dat nét niet kon. Dat alleen al was het mij waard.
2. Billit
Ik heb trouwens een switch gemaakt in mijn facturatie. In het begin werkte ik met Moneybird, en dat deed wat het moest doen. Ik kon offertes maken, facturen sturen… niets mis mee. Maar op een bepaald moment begon het te wringen. Niet omdat het systeem slecht was, maar omdat het niet meer aansloot op hoe ik werkte.
Mijn boekhouder werkte met Billit en ik merkte dat ik altijd dingen moest doorsturen, exporteren of ergens nog eens apart moest opladen. Kleine dingen, maar samen werd dat gewoon irritant. En vooral: tijdverlies waar ik geen zin meer in had.
Dus ben ik overgeschakeld.
En dat was zo’n beslissing waarvan je achteraf denkt: waarom heb ik dit niet eerder gedaan?
Nu zit alles gewoon op één plek. Ik maak een offerte, die wordt goedgekeurd en met één klik staat die als factuur klaar én mijn boekhouder kan meteen meevolgen. Ik moet niets meer doorsturen, niets meer dubbel doen, nergens meer aan denken. Het is gewoon geregeld.
En dat is voor mij altijd de graadmeter geworden: als ik nog moet nadenken over een systeem, als ik nog tussenstappen moet doen of dingen “even snel” ergens anders moet oplossen… dan klopt het niet.
Dit klopt wel.
Wil je Billit zelf eens bekijken en ben je klant bij KBC – dan kan je zelfs 1 jaar gratis het systeem uitproberen. Niks te verliezen dus!
3. Office 365
Office 365 is zo’n tool waarvan je pas doorhebt hoe hard je hem nodig hebt als je zonder zit.
In het begin dacht ik: ik fix dit wel met gratis tools. Hier een mailbox, daar een to-do lijst, ergens nog een agenda… tot ik op een punt kwam dat ik meer tijd kwijt was aan zoeken dan aan werken.
Een mail met een taak erin?
Die bleef gewoon in mijn inbox zitten.
Of ik zette hem ergens op een lijst… die ik dan weer vergat.
Alles zat overal.
En vooral: nergens écht samen.
Nu komt een mail binnen, geef ik er een vlagje aan en staat die meteen als taak waar hij hoort. Mijn planning, mijn to do’s en mijn communicatie zitten gewoon op één plek, zonder dat ik moet schakelen of dingen moet onthouden.
En dat is het verschil dat je pas merkt als het er niet is.
Ik heb dat nog geprobeerd, “even zonder”… maar ik kwam daar heel snel op terug. Sommige dingen wil je gewoon niet meer opnieuw moeilijk maken.
4. Kennis.shop
Kennis.shop is voor mij het moment geweest waarop verkopen ineens… simpel werd.
Niet meer eerst iets uitleggen, dan een factuur maken, dan opvolgen, dan hopen dat alles goed loopt. Gewoon: aanbod maken, betaalpagina opzetten en klaar.
Je zet één keer je traject, workshop of aanbod goed en vanaf daar loopt alles vanzelf. Iemand beslist om klant te worden, klikt op je link, vult zijn gegevens in en komt meteen in je systeem terecht. Betaling gebeurt automatisch, opvolging ook. Zelfs dingen zoals termijnbetalingen of abonnementen lopen gewoon door zonder dat jij daar nog moet tussenkomen.
Wat ik er zelf heel sterk aan vind, is hoe weinig gedoe eraan hangt.
Je zit niet vast aan een maandelijkse kost die blijft doorlopen als je even niets verkoopt. Je hoeft ook geen technische dingen uit te zoeken of iemand in te huren om alles op te zetten. Die betaalpagina’s staan er gewoon. Je klikt wat samen en het werkt.
En dat maakt dat je het ook effectief gaat gebruiken.
Ik ben zelf ingestapt toen het nog vrij nieuw was, puur omdat ik voelde dat dit mij tijd ging besparen. Ondertussen heb ik die investering al meerdere keren terugverdiend — maar belangrijker: ik moet er gewoon niet meer over nadenken.
En dat is misschien nog het grootste verschil.
Maar… Dit is niet iets wat je per se nodig hebt als je puur uurtje-factuurtje werkt.
Dan zit je meestal gewoon goed met een systeem zoals Billit en is dat voldoende.
Vanaf het moment dat je merkt dat je dezelfde dingen begint te verkopen, of dat je aanbod loskomt van je tijd… dan verandert het spel. Dan wil je niet meer elke verkoop manueel opvolgen.
Zelfs als je nog geen volledige trajecten verkoopt, kan dit al interessant zijn. Denk aan een strippenkaart, een losse sessie of een abonnement. In plaats van elke keer een factuur te maken en te wachten op betaling, laat je mensen gewoon via een link kopen. Ze vullen hun gegevens in, betalen en krijgen automatisch hun factuur.
Geen heen-en-weer meer. Geen opvolging. Gewoon geregeld.
De meeste starten met de SMART licentie. Eénmalig 599 euro, of 499 met mijn unieke kortingscode 100EUROBYGREAT. Je betaalt enkel een kleine bijdrage wanneer je effectief verkoopt, dus geen kosten als er even niets binnenkomt.
Groeit je verkoop, dan kan je overschakelen naar SCALE. Dan betaal je maandelijks en vallen die kosten per verkoop weg. En het handige is: je zet dat gewoon aan en uit wanneer het voor jou klopt.
Je zit dus nergens vast, maar je kan wel bouwen.
Voor mij heeft dat ervoor gezorgd dat verkopen niet meer iets is dat ik er nog “bij moet doen”. Het zit gewoon mee in mijn manier van werken.
En dat maakt dat ik hier niet meer zonder wil werken.
Ga meteen aan de slag met jouw account met 100EUR korting dankzij mijn unieke kortingscode 100EUROBYGREAT
Wil je eerst zien hoe het systeem er aan de achterkant uitziet? Check dan even deze nieuwe live demo: https://www.youtube.com/watch?v=Y7FwzkiPpXI
4. WordPress – Divi
Mijn website draait op WordPress.
En als ik eerlijk ben… ik snap heel goed dat je daar soms door het bos de bomen niet meer ziet. Er zijn zóveel opties, zóveel systemen die beloven dat het “makkelijk” is, dat je op den duur gewoon niet meer weet wat nu eigenlijk de juiste keuze is.
Wat ik zelf geleerd heb, is dat er een groot verschil zit tussen een website die er gewoon mooi uitziet… en een website die effectief klanten binnenbrengt.
En dat is vaak waar het misloopt.
Je kan uren spenderen aan kleuren, foto’s en lay-out, maar als er geen strategie achter zit, blijft het gewoon een online visitekaartje waar mensen naar kijken… en weer weggaan.
Daarom werk ik zelf met WordPress. Omdat ik daar de vrijheid heb om mijn website zo op te bouwen dat die niet alleen goed oogt, maar ook doet wat hij moet doen.
Ben je zelf aan het kijken naar een website, maar zie je door het aanbod niet meer wat voor jou werkt?
Neem dan gerust eens een kijkje in mijn GREAT VA platform of boek een matchmaking call. Dan kijk ik met je mee naar wat voor jou logisch is, in plaats van dat je zomaar iets kiest en hoopt dat het werkt.
5. Mailblue
Mailblue is er bij mij pas later bij gekomen.
In het begin dacht ik echt: dat is voor later, eerst klanten. En eerlijk? Dat klopt ook. Je hebt geen e-mailmarketing nodig om je eerste klanten binnen te halen.
Maar op een bepaald moment begon het te knagen.
Alles wat ik op Instagram zette… was eigenlijk niet van mij. Als morgen mijn bereik wegvalt, ben ik alles kwijt.
Met Mailblue bouw ik iets op dat wel van mij is.
Mensen die bewust kiezen om op mijn lijst te staan. Waar ik opnieuw kan naar terugkomen, zonder afhankelijk te zijn van een algoritme dat beslist wie mijn content ziet.
Maar nogmaals… Dit wordt pas interessant als je verder staat. Als je iets hebt om te delen, te verkopen of op te bouwen.
Via deze affiliate link kan je met een gratis 7 dagen testaccount aan de slag zodat je kunt voelen of deze tool iets voor jou is.
6. Trello
Mijn hoofd zat vroeger vol met kleine dingen.
Niet omdat het zoveel werk was, maar omdat alles overal zat. Een berichtje op Whatsapp, een mail die ik nog moest beantwoorden, ergens een notitie… en dan constant dat gevoel dat je iets vergeet.
Ik ben begonnen met Trello om daar structuur in te krijgen. Alles per klant, per project, per stap. Gewoon overzicht, zonder dat ik nog moest zoeken of nadenken waar iets stond.
Ondertussen gebruik ik ook Notion, omdat ik merkte dat ik nog meer op één plek wou samenbrengen. Niet alleen taken, maar ook ideeën, content, workflows… alles wat anders blijft rondslingeren.
Wat voor mij het verschil maakt, is eigenlijk niet eens welke tool je gebruikt. Je hebt daar genoeg opties in — denk aan Trello, Notion, Asana of ClickUp — maar het moment dat je stopt met alles in je hoofd te proberen houden, verandert er al veel.
Want daar zit meestal het probleem. Niet in hoeveel werk je hebt, maar in hoeveel je tegelijk probeert te onthouden.
7. Tools voor social media management
Ik ga hier heel eerlijk in zijn: ik gebruik er geen meer.
Ik post één keer per week en dat doe ik meestal gewoon op het moment zelf of via de planning in Instagram of via Linkedin zelf. Klaar.
Ik heb periodes gehad waarin ik alles wilde plannen, vooruit werken, systemen bouwen… en dat werkte voor mij net minder. Het voelde geforceerd.
Maar als jij wel veel content maakt of voor klanten werkt, dan zijn tools zoals Buffer, Later of SmarterQueue wel handig. Zeker die laatste als je content automatisch opnieuw wil laten terugkomen.
Voor mij zit de winst hier niet in een tool, maar in hoe simpel ik het hou.
8. Cal.com
Afspraken plannen was vroeger echt zo’n eindeloos spelletje.
“Wanneer past het voor jou?”
“Misschien dan?”
“Ah nee, toch niet…”
En voor je het weet ben je vijf berichten verder om gewoon één moment vast te leggen.
Ik gebruikte eerst Calendly, maar ben ondertussen overgeschakeld naar Cal.com.
Gewoon omdat je daar in het gratis account al meer kan instellen. Verschillende soorten calls, meer flexibiliteit… zonder dat je meteen moet upgraden.
Het principe blijft hetzelfde: ik stuur mijn link, zij kiezen een moment en het staat meteen in mijn agenda.
En vooral: ik ben er geen tijd meer aan kwijt.
9. Toggl
Als je per uur werkt en je houdt je uren niet bij… dan klopt er iets niet.
Ik dacht vroeger dat ik dat wel “ongeveer wist”. Tot ik het effectief begon bij te houden en merkte hoeveel ik onderschatte.
Met Toggl druk ik gewoon op start en dat is het.
Geen gedoe, geen extra stappen. Gewoon meten wat je doet.
En dat maakt ook dat je veel duidelijker ziet waar je tijd naartoe gaat — en waar je misschien dingen anders wil aanpakken.
10. Persoonlijke “tools” die ik absoluut niet meer kan missen
Er zijn ook dingen die je misschien niet meteen als “tool” ziet, maar die wel een groter verschil maken dan je denkt.
Zo’n noise cancelling hoofdtelefoon bijvoorbeeld. Op dagen dat je echt moet doorwerken en je geen zin hebt in elk geluidje of elke melding die je eruit haalt… dat ding is goud waard.
Of een tweede scherm.
Ik weet nog dat ik alles op één laptop deed en constant zat te wisselen tussen tabbladen. Iets opzoeken, terug naar je document, opnieuw iets openen… je verliest daar ongemerkt zoveel tijd mee.
Sinds ik met twee schermen werk, voelt alles gewoon rustiger. Niet omdat ik minder werk heb, maar omdat ik niet meer constant moet schakelen.
En daarnaast zijn er ook een paar dingen die mij gewoon helpen om mijn energie doorheen de dag goed te houden. Mijn ontbijt bijvoorbeeld, of de essentiële oliën van Young Living die ik gebruik om mijn focus of rust wat te ondersteunen — afhankelijk van hoe mijn dag eruitziet.
Klinkt misschien simpel, maar als je dagen gevuld zijn met calls, deadlines en schakelen tussen klanten… dan voel je echt het verschil.
Het zijn geen “grote” dingen, maar het zijn wel net die dingen die maken dat je dag anders aanvoelt.
Conclusie
Als ik ergens spijt van heb, dan is het niet dat ik te weinig tools heb geprobeerd.
Het is dat ik veel te lang ben blijven hangen in dingen waarvan ik eigenlijk al wist: dit klopt niet meer.
Blijven prutsen.
Blijven zelf uitzoeken.
Blijven denken “ik fix het wel”.
Terwijl er eigenlijk twee opties zijn.
Ofwel ga je zelf aan de slag met de juiste tools en maak je het jezelf gewoon een stuk makkelijker.
Ofwel laat je je helpen.
Als je voelt dat je vastloopt in tools, systemen of gewoon in hoe je je werk georganiseerd krijgt… blijf vooral niet weken zitten zoeken of twijfelen.
Je hoeft het niet allemaal zelf uit te zoeken. Tools, systemen of zelfs die “kleine dingen” zoals mijn olietjes… Stuur me gerust een berichtje. Ik help je daar met plezier mee verder.
