Als Virtual Assistant of online kennisondernemer ben je voortdurend op zoek naar manieren om je werk te vereenvoudigen, je productiviteit te verhogen en je bedrijf naar een hoger niveau te tillen. Gelukkig zijn er tal van geweldige tools beschikbaar die speciaal zijn ontworpen om je te helpen bij elke stap van je reis als ondernemer. In deze blogpost vertel ik je meer over mijn favoriete tools voor online ondernemers, die ik voor geen geld van de wereld meer zou kunnen missen in mijn bedrijf.
1. Canva
Deze staat op 1 omdat ik hem echt super vaak gebruik voor het maken van mijn social media content, mijn E-book, mijn coaching werkboeken, flyers,… Noem maar op. Met een gratis account kom je al een heel eind, maar ik investeerde al snel in een PRO account omdat ik er een hekel aan heb om telkens op iets super moois te stoten wat dan niet lukt omdat dat betalend is. Canva is de investering meer dan waard.
2. Moneybird
Moneybird is al van dag 1 mijn tool voor het beheren van mijn offertes en facturen. Je kan er heel gemakkelijk jouw klantengegevens in bewaren, strategisch sterk geschreven offerte templates, offertes digitaal laten ondertekenen zodat je altijd alles in 1 systeem bewaart. En… niet onbelangrijk: je factureert met 1 klik op de knop vanuit de ondertekende offerte. Makkelijker kan het niet. Je kan er ook je onkosten in bewaren, maar omdat mijn boekhouder niet met moneybird werkt, gebruik ik dat stuk niet eens. Toch is Moneybird de investering van een 14EUR per maand meer dan waard!
3. Office 365
Vanuit het bedrijfsleven was ik zo gewend aan Office 365. In Outlook je mails omtoveren tot taken dankzij de vlaggetjes en je taken verder beheren vanuit Microsoft To Do, de Teams en agenda integratie. En dan heb ik eigenlijk nog niet gesproken over Word, Excel, Powerpoint,… en gebruik ik nog lang niet alle onderdelen van Office 365. Ik probeerde het een tijdje zonder toen ik pas startte als ondernemer, maar ik kan niet meer zonder!
4. Kennis.shop
Wil jij jouw online verkoop automatiseren, extra omzet genereren en meer klanten aantrekken? Dan heb je Kennis.shop nodig. Kennis.shop is hét nieuwe Nederlandse betaalsysteem voor kennisondernemers.
Je verkoopt er je kennis mee zonder dat je:
- Aan een maandelijks abonnement vast zit (je krijgt een lifetime licentie!)
- Technische kennis nodig hebt of iemand moet inhuren (betaalpagina’s maken in kennis shop is kinderspel)
- Voor elke functie extra plugins nodig hebt. (super praktisch!)
Ik ben zelf al fan vanaf het begin. Ik kocht zelf deze super praktische tool toen hij nog in zijn kinderschoenen stond omdat ik meteen in de kracht geloofde. Daar ben ik nog steeds ongelooflijk dankbaar voor, want ik verdiende de investering al meerdere malen terug! Dat kan jij ook als jij een kennis.shop licentie aanschaft.
Verkoop je nog geen programma’s of een traject? Dan kan je hiermee jouw betaalproces automatiseren. Je laat bijvoorbeeld heel eenvoudig een strippenkaart of abonnement digitaal afrekenen zonder telkens een factuur op te maken. Je klant koopt gewoon via jouw link, vult zijn facturatiegegevens in en ontvangt na betaling de factuur na betaling.
Kennis.Shop werkt ook met affiliate tools, waarmee je in jouw netwerk met ambassadeurs kunt gaan werken.
Maak van jouw klanten krachtige ambassadeurs en beloon hen met een commissie. Deze beloning compenseert de tijd, het geld en de energie die jij in andere marketingacties steekt om meer klanten te krijgen.
Koop hier jouw licentie met mijn affiliate linkje en verdien jouw licentie zelf meteen terug.
Om de lancering van de affiliates te vieren, mag ik jou van 22 t/m 30 april ongelooflijk veel KORTING geven.
In plaats van 1999, betaal jij nu slechts 899 voor een lifetime PRO licentie én daarnaast krijgen de eerste 100 ondernemers die in april instappen GRATIS Affiliate Tools erbij.
4. WordPress – Divi
Mijn website is gebouwd in WordPress. Er zijn nog andere systemen zoals Squarespace, Wix, … maar WordPress steekt er wat mij betreft met kop en nek bovenuit. Wil je een professionele website die je zelf makkelijk kan beheren zodat je jouw expertise kan delen en jouw doelgroep kunt bereiken? Dan gaat mijn voorkeur uit naar WordPress.
5. Mailblue
Klanten op social media zijn niet van jou. Dankzij E-mail marketing kan je ervoor zorgen dat klanten op jouw mailinglijst staan. Als morgen Instagram of Facebook ineens niet meer bestaat, dan heb je tenminste jouw leads nog. Voor startende Virtual Assistants raad ik het niet aan om met E-mail marketing te starten, omdat je dit niet perse nodig hebt om aan klanten te komen. Er zijn andere en veel makkelijkere manieren om aan klanten te komen. Als je later je bedrijf wil gaan opschalen en een product wil verkopen of een workshop organiseren of wat dan ook? Dan is dit natuurlijk een ander verhaal. Ik heb gekozen voor Mailblue omdat dit systeem technisch het beste systeem is.
Koop hier jouw Mailblue Licentie via mijn affiliate linkje. Dankzij dit linkje, krijg ik een kleine % en jij betaalt er niet meer voor. Alvast bedankt! PS: je kan dit zelf ook gaan inzetten in jouw bedrijf om een stukje passief inkomen te genereren.
6. Trello
Als online kennisondernemer heb je waarschijnlijk te maken met verschillende opdrachtgevers aan verschillende projecten met verschillende deadlines en soms ook samen met verschillende teamleden. Om de structuur en overzicht te bewaren in je hoofd en in de samenwerking, werk ik zelf met Trello. Je kan hierin heel duidelijke overzichten en workflows creëren om je prioriteiten te organiseren als creatieve kennisondernemer. Zo moet je niet de hele tijd in je mails/Whatsapp zitten zoeken, maar werken jullie samen in 1 overzicht.
Naast Trello kan je ook Asana, Notion of Clickup eens bekijken.
7. Tools voor social media management
Je verwachtte hier allicht ook tools voor social media management? Omdat hier mijn focus niet (meer) ligt en ik maar 1 sterke post per week plaats, doe ik dat meestal gewoon via de app. Op het moment zelf of via Instagram – geavanceerde instellingen – plannen.
Ik ben zelf het meest actief op Instagram, voornamelijk in stories. Maar ik post ook wekelijks 1 keer op Linkedin en ben lid van Facebook Groepen, maar met mijn Facebook profiel zelf doe ik praktisch niets.
Als je wel op zoek bent naar een praktische social media management tool, kijk dan eens bij Buffer, Hootsuite of Later of zeker ook eens bij Smarterqueue. In deze laatste kan je heel eenvoudig evergreen content automatisch opnieuw laten terugkomen.
8. Calendly
Calendly is echt super praktisch om afspraken in te plannen met jouw klanten en potentiële opdrachtgevers. 1x ingesteld moet je niet meer heen en weer mailen over je beschikbaarheid. Je deelt gewoon jouw link en laat de klant kiezen wanneer het voor hem het beste uitkomt.
9. Toggl
Mijn favoriete tool voor uurregistratie als je uurtje factuurtje werkt. Je kan per klant verschillende projecten maken of gewoon uren meten met 1 druk op de knop. Zowel op je laptop als op gsm dus je hebt deze tool altijd bij de hand.
10. Persoonlijke “tools” die ik absoluut niet meer kan missen
Ook als persoon is het belangrijk om te groeien als je je bedrijf wil laten groeien.
Ik ben fan van Young Living essentiële oliën, mijn Herbalife ontbijt, mijn noise cancelling hoofdtelefoon en mijn 2de scherm om professioneel te kunnen werken. Heb je hier ergens vragen over, mijn DM staat open voor jou, dus stuur me gewoon een berichtje.
Conclusie
Of je nu net begint als online kennisondernemer of al enige tijd bezig bent, het gebruik van de juiste tools kan een groot verschil maken in je succes. Door gebruik te maken van de bovengenoemde tools kun je je werk vereenvoudigen, je productiviteit verhogen en je bedrijf laten groeien, zodat je je kunt concentreren op wat echt belangrijk is: het delen van je kennis en het bereiken van je doelen als ondernemer.