Wat een VA (Virtual Assistant) voor jou kan betekenen.

Kom jij vaak tijd tekort? Groeit jouw to-do lijst eindeloos lang? Bevrijd jezelf en jouw bedrijf en neem een VA (Virtual Assistant) onder de arm. Wikipedia omschrijft een Virtual Assistant als volgt: “is over het algemeen een freelancer en biedt professionele administratieve, technische of creatieve ondersteuning aan klanten op afstand vanuit een thuiskantoor.” Dat klinkt best saai, niet? Wat mij betreft is een Virtual Assistant veel meer dan dat! Een VA is een ondernemer net als jij, die zich met al haar expertise inzet om jou te helpen met jouw bedrijf, zodat jij zelf meer waardevolle tijd/vrije tijd krijgt, meer overzicht,… en gelukkiger wordt. Ontdek in deze blog wat de ondersteuning van een VA (Virtual Assistant) voor jou kan betekenen.

NIET ZOMAAR EEN ASSISTENT

Een Virtual Assistant helpt jou met het afvinken van taken op jouw to do lijst, waar jij absoluut geen energie van krijgt. Eigenlijk is ze voor jou nog veel meer dan dat! Ze is een sparringpartner, een business buddy, een kennisspons waarop jij beroep kunt doen als je vastloopt. Een VA kan ook mee kijken waar de pijnpunten liggen in jouw organisatie, welke taken jij kan automatiseren of gestructureerder aanpakken. Hierdoor win je opnieuw tijd! En time is money.

WELKE TAKEN KAN JE UITBESTEDEN AAN EEN VA?

Als je een week lang al jouw taken zou noteren, inclusief de tijd dat je hier aan besteedt, krijg je een heel duidelijk overzicht van jouw takenpakket. Er zijn allicht heel wat taken die je graag doet (hopelijk haha), maar ook heel wat taken die je niet graag doet. Goed nieuws voor jou, want dit zijn meestal de taken waar een Virtual Assistant jou mee kan helpen!

Is je bedrijf zodanig gegroeid de laatste jaren? Besef dan dat je niet alles alleen kan blijven doen als je echt wil groeien. Ook dan kan je best een VA onder de arm nemen om jouw bedrijf te ondersteunen. Hierdoor krijg jij meer tijd en meer focus voor jouw eigen bedrijf – succes gegarandeerd, want de eerste regel van EHBO is nu eenmaal dat je eerst voor jezelf moet zorgen. Als jij er straks onderdoor gaat, dan kan je niemand meer helpen of gelukkig maken.

De werkzaamheden van een VA zijn zo divers, dat het bijna onbegonnen werk is om deze op te sommen, dus ik beperk mij even tot een aantal expertises.

SOCIAL MEDIA 

De dag van vandaag is social media belangrijker dan ooit. Belangrijk is om de juiste online uitstraling te hebben, vertrouwen te creëren en relevante content te sharen. Dit lukt het beste door een planning te maken en aan de hand daarvan consistente posts in te plannen. Maar wanneer moet je dat nog gaan doen? Het geeft je ook totaal geen energie. Een VA kan jou hiermee als volgt helpen: aanmaken/professionaliseren van jouw social media accounts, content planning, visuals maken voor social media, inplannen berichten,… Hier steek je als ondernemer best wat tijd in als je dit goed wil doen. Daarom kan je dit best uitbesteden aan een expert.

E-MAILMARKETING

Ook hier is een goede planning goud waard! En er komt zoveel bij kijken om consistent e-mails naar je mailinglijst te sturen. Een VA kan je hierbij helpen met content creatie, het instellen van automatiseringen, het schrijven van converterende nieuwsbrieven, emaillijsten beheren, het analyseren van resultaten, noem maar op.

Sommige VA’s hebben dan weer een focus op het technische gedeelte van E-mailmarketing en houden ervan om landingspagina’s te maken, verkoopssystemen te koppelen aan je website, een E-book te implementeren met een opwarmende converterende funnel er achteraan. Noem maar op.

OFFICE SUPPORT

Ook heel wat ondernemers met een opleiding als Management-Assistant gecombineerd met jarenlange werkervaring in loondienst, besloten om zelf te gaan ondernemen en hiermee ondernemers zoals jij te ondersteunen. Ideaal voor het uit handen nemen van jouw agendabeheer, het opvolgen van jouw mails, meertalige correspondentie (Frans-Engels-Duits), het boeken van reizen A-Z en veel meer.

Sommige VA’s worden ook helemaal warm van het organiseren van jouw chaos, zodat jij met een praktische to do lijst aan de slag kunt. Heb je al eens gedacht dat jouw administratie geautomatiseerd kan worden? Er bestaan super handige tools om bijvoorbeeld jouw offerte-facturatieproces te automatiseren, zodat je heel wat tijd kan uitsparen. Ook financiële administratie is vaak een dingetje bij ondernemers. Het is een onoverkomelijk kwaad dat elk kwartaal al jouw administratie naar de boekhouder moet. Ook hier worden sommige VA’s echt blij van.

Droom jij van jouw eigen online leerprogramma? De dag van vandaag groeien deze als paddenstoelen uit de grond. Met een online academie kan jij veel meer mensen bereiken dan 1 op 1. Jouw bereik vermenigvuldigt zich, waardoor je je bedrijf snel kan opschalen.

Heb je nog iets anders in jouw hoofd waar je nu van denkt “Oh, kon iemand dat maar voor me doen?” Waarschijnlijk ken ik er iemand voor in mijn netwerk, dus let me know!

7 VOORDELEN VAN EEN VA VOOR JOU ALS ONDERNEMER

1. Je kan al vanaf een beperkt aantal uren beroep doen op een VA. Misschien heb jij als ondernemer al baat bij 1 à 2 uurtjes hulp per week, maar het kan ook zijn dat jij eerder consistent 10u per week hulp kan gebruiken. Jij als ondernemer bepaalt zelf wanneer en in welke mate je hulp nodig hebt. Je bent dus niet gebonden aan een parttime/fulltime uren contract.
2. Flexibiliteit: het kan ook zijn dat je niet het hele jaar door even druk bent. Een VA moet je niet het hele jaar aannemen, je kan zelf kiezen wanneer het jou teveel wordt. Komt jouw deadline in het gedrang doordat je persoonlijk een paar onvoorziene omstandigheden meemaakt? Zet jouw prioriteiten, vraag ondersteuning waar nodig en focus je op wat voor jou echt belangrijk is.
3. Doordat jij bepaalde taken uitbesteedt, heb jij zelf tijd om jouw strategie en aanpak te verfijnen, meer overzicht te creëren om jouw bedrijf te laten groeien.
4. Je hebt meer tijd voor jezelf en voor je gezin.
5. Als je iemand in dienst aanneemt, investeer je eerst nog heel wat tijd in het opleren en inwerken van deze persoon. Omdat VA’s enkel specifieke taken overnemen van jou, waar zij in uitblinken, gaat dit veel minder tijd van jou vragen en veel betere resultaten geven.
6. Jij kan je focussen op de taken waar jij energie van krijgt, de andere taken kan je uitbesteden. Hierdoor wordt je automatisch gelukkiger.
7. Jouw ideeën op jouw takenlijst, waar je al eeuwig niet aan toe kwam, komen eindelijk tot leven. Joehoe!

KOSTENPLAATJE

Zelfs als je het financiële plaatje gaat bekijken, zie ik alleen maar voordelen voor jou. Een VA regelt namelijk alle overheadkosten zelf, zoals werkplek, laptop, verzekeringen en pensioen. Je weet dus waar je aan toe bent en betaalt enkel de effectief gewerkte aantal uren.

Wist je dat het je zelfs geld kan opleveren? Een uurtarief van 50-70€ lijkt misschien op het eerste zicht veel, maar kijk eens wat het jou brengt. Stel dat jij zelf €75/uur rekent voor jouw eigen uren. Als jij een aantal van jouw taken uitbesteedt aan een VA, kan jij zelf ook meer tijd aan jouw klanten besteden. Even een simpel rekensommetje: 1 van jouw opdrachten vraagt 12u van jouw tijd en je krijgt hiervoor € 900. Als je 4u uitbesteedt aan een VA, dan kost je dit €200. Je houdt dan €700 over, maar je hebt hier maar 8u voor moeten werken ipv 12u, dus je kan nog 4u voor een andere klant werken. (+ €300) Hierdoor is jouw uurtarief gestegen van €75/u naar €100/u.

DOE DE CHECK: IS EEN VA IETS VOOR JOU?

Doe nu de check! Stel jezelf even de volgende vragen:

1. Was jouw dag te kort, waardoor jij niet alles hebt kunnen afronden wat op jouw to do list stond?
2. Heb jij vandaag taken moeten doen die je eigenlijk liever niet doet, die jou energie kosten?
3. Heb jij vandaag weer geen tijd gehad voor jouw gezin? Of nog belangrijker… voor jezelf? En heb je het gevoel dat je jezelf continue voorbij loopt?

Antwoordde je op minstens 1 van deze vragen ja? Let the magic happen! Neem een VA (Virtual Assistant) onder de arm en je zal zien dat je gelukkiger wordt.

VA MATCHMAKING – GREAT SERVICE

Hoe weet je nu precies welke VA het beste bij je past en waar kan je deze vinden? Dankzij mijn business coaching heb ik een zeer uitgebreid netwerk van experts waarvan ik perfect weet welke sterktes ze precies hebben. Ik ben geen officiële matchmaker, maar ik help mijn klanten graag aan meer klanten. Daarom luister ik graag naar jouw verhaal zodat ik precies weet welke behoefte je hebt. Daarna ga ik op zoek naar de geschikte persoon om jou te ondersteunen. Ik breng jullie in contact met elkaar en als jullie een match zijn, is iedereen blij! WIN-WIN-WIN. Benieuwd wat de ondersteuning van een VA (Virtual Assistant) voor jou kan betekenen? Plan een gratis “Great, Help Me” Sessie met me in, ik luister naar jouw verhaal en ik help je graag verder. Tot binnenkort!